Einführung einer Pflegedokumentations-Software mit einem nachhaltigen Coaching Ansatz und kurzen Erklärvideos

Ausgangslage

Eine Pflegeheimgruppe stand vor dem Wechsel zu einem führenden Anbieter eines Pflegedokumentationssystems. Die Migration wurde sorgfältig von der internen IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit dem Anbieter geplant. Aufgrund wenig nachhaltigen Erfahrungen mit Einführungsschulungen und den gleichzeitig hohen Kosten, suchte man nach einem alternativen Change- und Einführungsansatz.

Vorgehen

Anstelle von klassischen Tagesschulungen durch IT-Fachleute, die lediglich erklären welche Mausklicks erforderlich sind, wurde ein praxisnahes Vorgehen entwickelt. Die relevanten Prozesse wurden nicht nur aus IT-Perspektive, sondern auch aus pflegerischer Sicht erläutert um das Fachwissen der Mitarbeitenden aufzufrischen. Die langen Tagesschulungen wurden auf dreistündige Schulungen verkürzt, mit fixiertenNachschulungen im Rahmen eines «on the job -Coachings»  über sechs Monate; zunächst intensiv, dann bedarfsorientiert, falls bei einzelnen Mitarbeitenden Wissenslücken festgestellt wurden. Parallel dazu wurden 20 Kurzvideos von jeweils maximal drei Minuten erstellt, welche die Prozessschritte erläutern. 

Impact

Das Ergebnis war eine nachhaltige Einführung. Es wurden nicht nur die IT-Aspekte des Systems erklärt, sondern der Fokus lag auf dem „warum“ und „wie“ der Dokumentation. Das verlängerte Vorgehen ohne Frontalunterricht mit Einführungen auf den Stationen, war aus Change-Management-Sicht ein voller Erfolg; es konnte auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingegangen werden. Mit den Videos wurde zudem ein langfristiger „Knowhow-Speicher“ geschaffen. Darüber hinaus wurden im Vergleich zur angebotenen Einführung des IT-Dienstleisters 30% der Kosten eingespart.

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